Per organizzare al meglio un evento e fare in modo che si riveli un successo sia per gli espositori che per i visitatori dell’evento stesso, è molto importante pensare prima di tutto a come organizzare a livello di arredamento gli spazi a disposizione.
Negli ultimi 10 anni abbiamo assistito ad un utilizzo sempre più massiccio delle strutture gonfiabili che sono una soluzione ideale sia in termini di costi che di impatto a livello visivo. Per strutture gonfiabili si intendono veri e propri allestimenti personalizzati formati da più elementi, oppure singoli prodotti gonfiabili quali ad esempio un arco gonfiabile, un igloo gonfiabile, un gazebo gonfiabile e altri prodotti simili.
Qualora invece non si voglia ricorrere ai gonfiabili, si può sempre optare per soluzioni realizzate con materiali tradizionali e tipiche degli allestimenti per fiere ed eventi da ormai molti anni.
Sia che si opti per l’utilizzo di strutture gonfiabili, che di tipo tradizionale, bisogna sempre pensare a come disporre gli elementi scelti sullo spazio espositivo dell’evento.
All’ingresso dell’evento bisognerà installare una struttura che faccia capire dove sia l’ingresso ai visitatori dell’evento stesso: la soluzione ideale sarà quindi una struttura ad arco che sia ben visibile anche da lontano in modo che gli utenti capiscano dove dirigersi per entrare all’evento.
Vicino all’ingresso andranno collocati i punti di acquisto biglietti e raccolta pass per l’evento: in questo caso si potrà ricorrere a delle strutture prefabbricate dove gli operatori potranno lavorare e effettuare tutte le operazioni necessarie per permettere ai visitatori di partecipare all’evento e di avere anche informazioni relative all’evento stesso.
Una volta che i visitatori saranno entrati all’evento, sarò molto importante che trovino uno stand dove poter reperire informazioni, materiali, brochure e persone con cui dialogare per potersi muovere all’interno dell’evento stesso e trovare facilmente ciò che è di loro interesse. All’interno dello stand presente all’ingresso è bene che ci siano operatori preparati e in grado di fornire le giuste informazioni agli utenti che si rivolgeranno a loro.
Qualora l’evento si sviluppasse su di una superficie piuttosto grande, sarebbe bene che fossero collocati vari stand informativi all’interno di esso in modo che i visitatori possano chiedere informazioni in vari punti senza dover tornare tutte le volte all’ingresso.
Naturalmente non devono mancare anche vari punti di ristoro dove i visitatori possano fermarsi per riposarsi e mangiare o bere nei momenti di pausa dopo aver visitato i vari stand di loro interesse.
Dopo aver installato tutti gli elementi importanti per accogliere i visitatori, bisogna pensare agli spazi espositivi che dovranno essere dedicati agli espositori che parteciperanno all’evento stesso: dopo aver ricevuto le domande e le richieste di ogni singolo espositore, bisogna quindi pensare a come collocarli a livello di spazio espositivo in modo da soddisfare le esigenze di ognuno di essi.
