La conservazione sostitutiva delle fatture, come avviene e perché è così importante

La fatturazione elettronica è diventata un vero e proprio “imperativo categorico” per quelle imprese ed aziende che intrattengono rapporti commerciali ed economici con le Pubbliche Amministrazioni., a partire dal 31 marzo del 2015.

Il Legislatore ha, infatti, introdotto un preciso obbligo giuridico di emissione di fatture elettroniche nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni. E’ in aumento, dunque, la produzione di fatture redatte su supporto digitale e, proprio per questo motivo, è nata l’esigenza di conservare ed archiviare le fatture elettroniche emesse.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: L’UNICA MODALITÀ PER ARCHIVIARE LE FATTURE ELETTRONICHE

E’ proprio così: la conservazione sostitutiva è l’unico strumento in grado di conservare ed archiviare le fatture elettroniche. Nello stesso tempo, la conservazione sostitutiva è l’unico strumento che consenta all’impresa di consultare, nel lungo periodo, le fatture con grande facilità e semplicità.

MA COS’È LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE?

Dal lato pratico, la conservazione sostitutiva delle fatture è una procedura informativa caratterizzata e costituita da molteplici step che culmina con l’archiviazione definitiva dei documenti. Molte sono le regole e i principi tecnici che l’utente dovrà rispettare per conservare le fatture in modalità sostitutiva. Scopriamo insieme le regole alla base di questo importante procedimento.

COME SI EFFETTUA LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA DELLE FATTURE

Innanzitutto, è necessario creare la fattura elettronica che verrà emessa in formato XML. Alla fattura così redatta dovrà essere apposta la firma digitale, l’unico strumento in grado di conferire alla fattura la stessa validità e valenza legale della fattura cartacea.

Ancora, la fattura dovrà essere indicizzata: il sistema assegnerà dunque una serie di indici e dati che aiuteranno l’utente ad archiviare la fattura. Dati come il numero della fattura e la partita IVA del destinatario sono assolutamente necessari per indicizzare il documento.
Altro fondamentale passaggio che condurrà alla conservazione sostitutiva della fattura è la chiusura del lotto di conservazione con contestuale apposizione della marcatura temporale e della firma elettronica qualificato.

Nell’ultimo step che condurrà vero la definitiva conservazione sostitutiva della fattura, entrerà in gioco il Responsabile della Conservazione Sostitutiva che si occupa dell’apposizione della marca temporale connettendosi al sistema esterno di una Certificate Authority.
La fattura così archiviata in modalità sostitutiva è pronta per essere conservata nel sistema per un periodo di 10 anni o, in ogni caso, secondo le normative e disposizioni di Legge vigenti.

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