Organizzazione congressi e grandi eventi: le regole per la prevenzione

Sono trascorsi soltanto due mesi dall’emanazione del documento a cura della Conferenza delle Regioni rispetto alle “Linee guida per la riapertura delle attività economiche, produttive e ricreative” in materia di sicurezza rispetto alla diffusione del Covid. Questo documento contiene le norme per tutti gli ambiti pubblici e che in larga parte riguardano l’organizzazione di eventi. In questo approfondimento tratteremo la parte dedicata ai congressi e ai grandi eventi fieristici per cui ogni agenzia di organizzazione eventi a Roma, Milano, Torino e qualsiasi altra città italiana deve necessariamente conformarsi per poter svolgere in sicurezza il proprio lavoro.

 

L’importanza delle linee guida

Le linee guida sono state discusse ed emanate con l’obiettivo di preservare il Paese da una seconda pericolosa ondata di contagi anche se, da quanto è emerso, si poteva sicuramente fare di più, Le indicazioni che stiamo per riportare si applicano a convegni, congressi, grandi eventi fieristici, convention aziendali e simili. Si tratta di una serie di indicazioni integrate a quelle della ristorazione e alle modalità di somministrazione a buffet, tipiche di questo genere di eventi.

 

Location, controlli e segnaletica

Durante la fase organizzativa il numero massimo di partecipanti all’evento dovrà essere valutato preventivamente dagli organizzatori stimando la capienza della location affinché sia evitato l’affollamento e garantito il corretto distanziamento interpersonale. Gli spazi dovranno essere riorganizzati garantendo accesso ordinato e senza assembramenti, con almeno un metro di distanziamento tra gli ospiti. I percorsi di entrata e uscita devono essere possibilmente separati per ridurre ulteriormente i rischi di affollamento.

 

Gli organizzatori devono anche predisporre un’adeguata informazione rispetto alle misure di prevenzione messe in atto in modo tale che siano comprensibili da tutti i presenti, inclusi gli ospiti, partecipanti o clienti di altre nazionalità. A tale proposito sarà necessaria una apposita segnaletica coadiuvata da personale preposto all’accoglienza e all’indirizzamento. Lo stesso personale dovrà controllare in ogni momento il corretto rispetto delle regole.

 

Controlli e tracciamento sui presenti

Si raccomanda l’utilizzo delle tecnologie digitali per automatizzare i processi organizzativi e partecipativi come prenotazioni pagamento di biglietti, compilazione di modulistica, stampa di sistemi di riconoscimento, registrazione degli ingressi, diffusione di test valutativi e di gradimento e consegna di attestati di partecipazioni.

 

La finalità di evitare assembramenti è la maggior priorità da perseguire mantenendo un registro delle presenze per almeno quattordici giorni nel rispetto della privacy. Dovranno essere allestite postazioni di segreteria e accoglienza e barriere fisiche per consentire l’accesso solo alle persone registrate correttamente. Sarà raccomandata la rilevazione della temperatura corporea impedendo l’accesso a in caso di temperatura superiore ai 37,5 gradi centigradi.

 

Altre disposizioni

I guardaroba dovranno essere attrezzati con sacchetti monouso porta-abiti da fornire agli ospiti, rendendo altresì disponibili prodotti per l’igiene delle mani in vari punti della location, promuovendone l’uso frequente. Nelle sale convegni i posti a sedere dovranno favorire il distanziamento di almeno un metro tramite barriere fisiche adeguate. Anche il tavolo dei relatori dovrà esser organizzato in tale modalità. In questo caso il distanziamento dovrà essere tale da consentire ai relatori di pronunciare il proprio intervento, se lo desiderano, anche senza mascherina.

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